Get in touch
555-555-5555
mymail@mailservice.com
Zoom vergaderings - Prosedure, beste praktyke en etiket
'n Handleiding vir die effektiewe gebruik van ZOOM - Prosedure, etiket en beste praktyke
*** Erkenning vir die opstel van die aanwysings (Sien onder)
Die teks hanteer die volgende kwessies
1. Installasie
2. Sluit by die vergadering/ontmoeting aan
3. Uitnodiging na die ontmoeting / vergadering
4. Oefen, Oefen, Oefen
5. Ander opsies en gereelde opdatering
6. Veiligheid van Zoom
7. Beste Praktyke en etiket gedurende ‘n Zoom ontmoeting
8. Dink aan die opstelling – waar jy sit
9. Wees geduldig en hou bydraes kort
10. Wat gebeur wanneer en my Zoom kontak met vergadering verloor
11. Verstaan die rol van die voorsitter
12. Handige hulp
Zoom is 'n stabiele digitale platform wat min data gebruik. 'n Gebruiker kan by 'n Zoom-vergadering aansluit vanaf enige rekenaar met 'n webcam (mikrofoon en kamera) en luidsprekers.
'n Skootrekenaar werk goed. Gebruikers kan ook die Zoom-toepassing op slimfone of tablette aflaai.
1. INSTALLASIE
1.1 WINDOWS REKENAAR
1.1.1 'n Klein program, die Zoom-kliënt, word van die internet afgelaai en op jou rekenaar installeer. Dit staan bekend as die Zoom Client for Meetings. Gaan na hierdie webblad en laai dit af (dit is die eerste opsie op die webblad): https://zoom.us/download
1.1.2 'n "Save as" skermpie sal oopmaak – stoor nou die lêer ZoomInstaller.exe op jou rekenaar se
hardeskyf. Dubbelklik op ZoomInstaller.exe. Klik "run" op die "open-file" instruksie op jou skerm. Die program sal installeer. Gee die nodige toestemming wanneer Windows daarvoor vra.
1.1.3 Nou moet jy 'n gratis Zoom-rekening oopmaak. Wanneer Zoom jou gedurende installasie vra, tik jou e-posadres as gebruikersnaam in en 'n wagwoord van jou keuse. 'n Ander opsie is om na www.zoom.us te gaan en te klik op "Sign up free".
1.1.4 Jy kan nou inskakel (log in) op die “Zoom client for Windows” wat jy op jou rekenaar installeer het.
1.2 SLIMFOON OF TABLET
1.2.1 Zoom is beskikbaar op die Play store (Android-fone), sowel as op die Apple Appstore (iOS and ipadOS). Laai dit af op jou selfoon of tablet. Gee aan Zoom al die "permissions" waarvoor dit mag vra.
1.2.2 Na afloop van installasie, moet jy 'n gratis Zoom-rekening oopmaak. Nadat jy dit gedoen het, moet jy op jou rekening op die toepassing inskakel (App log-in). Gebruik jou e-posadres as gebruikersnaam.
1.2.3 Verseker dat jou slimfoon vol gelaai is (met die batterylaaier naby) wanneer jy op ʼn Zoomvergadering inskakel. Nie dat Zoom so baie batterykrag gebruik nie, maar mens wil nie weens ‘n pap battery gedwing word om ‘n byeenkoms te verlaat nie.
1.2.4 Jy is nou gereed om by 'n Zoom-ontmoeting in te skakel.
2. SLUIT BY DIE VERGADERING / ONTMOETING AAN
Die belangrike punt is dat jy die aksie moet neem om by 'n Zoom-vergadering of byeenkoms in te skakel.
Niemand gaan jou skakel nie – jy moet die aksie neem om in te skakel, maar die organiseerder sal normaalweg vooraf vir jou ‘n skakel stuur.
Beskou die skakel (of inligting om in te skakel) wat jy by die organiseerder van die Zoom-vergadering kry as vertroulik. Dit is die basiese voorsorg om te voorkom dat ongenooide persone op die vergadering inskakel.
Daar is drie maniere waarop jy by 'n vergadering / ontmoeting kan inskakel:
2.1 Gebruik die webskakel wat in die uitnodiging aan jou gegee word. (Die maklikste)
2.1.1 Die gasheer of organiseerder van die ontmoeting sal vir jou 'n webskakel stuur waarop jy kan klik om by die vergadering in te skakel. Klik so 10 minute maar minstens 5 minute voor die vergadering begin op die skakel.
2.1.2 Wanneer jy inskakel, sal jy gevra word of jy met video of daarsonder wil inskakel. Jy kan kies. Indien jou data min is, of jou internet-sein nie so sterk is nie, kan jy sonder video inskakel. Jy kan video deur die loop van die vergadering aan- en afskakel soos dit jou pas. (Normaalweg sal deelnemers wel die video aanskakel terwyl hulle vrae vra of deel neem aan die bespreking)
2.2 Gebruik die "Meeting ID" en die unieke wagwoord om in te skakel
2.2.1 Vir diegene wat die Zoom-toepassing op jou selfoon of tablet gebruik, of vir diegene wat direk uit die Zoom-kliënt op jou rekenaar wil inskakel, is die "Meeting ID" en wagwoord beskikbaar. Dit word ook deur die organiseerder / gasheer aan jou verskaf.
2.2.2 Klik op "Join". Daarna tik jy die "Meeting ID" en wagwoord in soos aan jou verskaf.
2.3 Bel van 'n telefoon af na die Zoom-byeenkoms toe.
2.3.1 Dit is moontlik om 'n Zoom-vergadering só op te stel dat 'n deelnemer na die vergadering kan inbel.
2.3.2 Jy skakel die Suid-Afrikaanse nommer wat aan jou verskaf word, en dan sleutel jy die Meeting ID en wagwoord op jou telefoon in. Jy sal natuurlik die koste van die oproep moet betaal. Hoewel dit nie dikwels gebruik word nie, is hierdie opsie goed vir persone wat nie data beskikbaar het nie of weg van hul rekenaar is en dalk dringend deel van 'n vergadering moet wees.
2.3.3 Die gasheer wat die vergadering op Zoom skep, kan besluit om telefoniese toegang beskikbaar te maak, al dan nie. Hierdie opsie moet dan gekommunikeer word.
3. UITNODIGING NA DIE VERGADERING
3.1 Dit is goed indien die gasheer / organiseerder oor 'n basiese betaalde Zoom-rekening beskik.
Vergaderings kan dan vir tot 100 persone en 'n prakties onbeperkte tyd opgestel word. So nie is die beperking 40 minute.
3.2 Organiseerders moet kanale skep om die vergadering se besonderhede by gebruikers te kry. E-pos of Whatsapp-groepe kan goed werk. Moenie die vergadering se besonderhede op openbare platforms publiseer nie.
3.3 Byeenkomste kan ook as "recurring meetings" op Zoom opgestel word. Dit beteken die skakel verval nooit nie. As persone die skakel het, kan hulle dit bv. week na week gebruik om by ‘n herhalende byeenkoms in te skakel.
3.4 Op Zoom.us is daar 'n hulpfunksie met enorme bronne wat jou in die basiese gebruik van Zoom inlei.
en veral ook
4. OEFEN! OEFEN! OEFEN!
4.1 Aan die begin is almal maar vreemd en 'n leerkurwe is ter sprake. Zoom se krag lê in die eenvoud. Hou aanvanklik informele geselsies met vriende op Zoom. Behou so kontak met familie, vriende en sakevennote. Wees geduldig, maar ondersoek al die funksies. So leer ons Zoom gebruik en raak ons gemaklik daarmee.
5. ANDER OPSIES EN GEREELDE OPDATERING
5.1 Daar is ook ander soortgelyke platforms beskikbaar. Almal het soortgelyke funksionaliteit, maar is nie altyd so eenvoudig nie.
5.2 Aangesien Zoom so gebruikersvriendelik is, verklaar dit die internasionale gewildheid van Zoom.
6. VEILIGHEID VAN ZOOM
6.1 Daar is vrae oor Zoom se veiligheid gevra, veral toe die aantal gebruikers grootskaals sedert die koms van Covid-19 toegeneem het. Skielik het mense met slegte bedoelings daarin begin belangstel.
6.2 In reaksie daarop het die maatskappy wesenlike stappe geneem om sekuriteit op te knap. Sekuriteit is nou voldoende.
6.3 Soos mens nie jou kluissleutels laat rondlê, of die kode van jou kombinasieslot op jou voordeur skryf nie, moet gebruikers omsigtig omgaan met die byeenkoms se skakels en kodes. Dit is waar van enige aanlyn-vergadering, nie net in die geval van Zoom nie.
6.4 Dit is belangrik om die Zoom-toep op jou selfoon of die toepassing op jou rekenaar gereeld op te dateer om seker te maak jy beskik oor die nuutste sekuriteitsmaatreëls. In hierdie opsig is Zoom soos enige rekenaarsagteware. Dit moet gereeld opgedateer word.
7. BESTE PRAKTYKE EN ETIKET GEDURENDE ONTMOETINGS OP ZOOM
Wanneer ons gedurende gewone byeenkomste van aangesig tot aangesig ontmoet, geld daar sekere reëls vir ons gedrag en beste praktyke wat die geleentheid glad laat verloop. Baie soortgelyke waardes en reëls geld ook wanneer ons op Zoom ontmoet.
Wanneer ons aanlyn bymekaarkom, binne die beperkinge van 'n digitale platform, geld daar bykomende spesifieke reëlings om die Zoom-byeenkoms glad en produktief te laat verloop.
Die volgende riglyne is van toepassing:
7.1 Skakel jou rekenaar betyds voor die Zoom vergadering af en aan, selfs jou wifi router
Maak ander programme op jou rekenaar sover moontlik toe voordat die Zoom-vergadering plaasvind. Hoe meer "system resources" vir Zoom beskikbaar is, hoe beter. Jy kan selfs jou rekenaar of selfoon 'n uur of so voor die Zoom-byeenkoms aan- en afskakel. 'n Sisteem wat onlangs vars “geboot” het, werk net beter.
Indien jy toegang tot jou WIFI router het, kan jy dit ook 'n uur of wat voor die byeenkoms laat “reboot”. Dit kan ook help met internet-skakel.
Aanlyn video-sagteware soos Zoom laat 'n rekenaar relatief hard werk. Skoon begin is half gewin.
7.2 "mute" jou toestel se mikrofoon tydens die ontmoeting, "unmute" slegs wanneer jy praat
Goeie klank is tydens 'n aanlyn-byeenkoms meer belangrik as goeie video. Die klank moet goed bestuur word, en jy moet bydra om dit te laat gebeur.
Die belangrikste reël tydens 'n Zoom-gesprek is dat almal hul mikrofone moet “mute”, tensy jy praat.
Wanneer die verskillende gebruikers se mikrofone klank uit die omgewing opvang, kanselleer die mikrofone mekaar uit, en lede van die byeenkoms kan nie hoor wat gesê word nie. Wanneer jou mikrofoon aan is wanneer iemand anders praat, en jou hond blaf, jy roer jou tee, of jy skuif dokumente by jou rond, tel jou mikrofoon daardie klank op. Dit blok dan 'n ander spreker uit.
Wanneer jy by 'n ontmoeting aansluit, sal jou toestel se mikrofoon normaalweg aan wees. Groet die ander en kondig jou teenwoordigheid aan. Ander weet dan jy is deel van die groep. Daarna kan jy jou mikrofoon afskakel.
Nota: Wanneer jy met 'n selfoon by 'n Zoom-byeenkoms inskakel, sal Zoom vra of jy met “Computer Sound” of deur in te bel wil inskakel. Kies dan “Computer Sound”.
Waar is “mute” op my skerm?
• Op 'n rekenaar is “mute” links heel onder op jou Zoom-skerm. Klik daarop om te “mute”, klik weer om te “unmute”.
• Op selfone is “mute” meestal ook links onder – maak vinnig seker waar dit is.
• Op 'n iPad moet jy op die skerm klik. 'n Ry programikone word dan bo-aan die skerm sigbaar, en die “mute” opsie is sigbaar.
Hou dop, hierdie plasings kan met toekomstige weergawes van die sagteware verander.
7.3 Hou jou toestel stil terwyl jou video aangeskakel is
Hierdie is veral op selfone en tablette van toepassing.
Terwyl die vergadering aan die gang is, en jou video aangeskakel is, moet jy jou selfoon of tablet stilhou. Veral nuwelinge is geneig om hul selfoon na 'n ander posisie te skuif terwyl die video aan is. Dan draai die nuweling die selfoon dwars, dan weer vertikaal en bekyk hoe dit die beeld beïnvloed. Dan weer skuif die persoon die selfoon na 'n ander ligging, om te kyk of die beeld verbeter.
Intussen raak al die ander deelnemers seesiek soos hulle die skommelinge gadeslaan.
Eksperimenteer vooraf en plaas jou selfoon op 'n stabiele oppervlak. Indien jy dit tydens die vergadering moet skuif, skakel eers jou video af sodat ander se aandag nie deur die rotasie of rondswaaiery afgetrek word nie. Dit kan nogal erg raak.
Soms sukkel deelnemers om te hoor en druk dan hul oor teen die selfoon om beter te kan hoor. Onthou om jou video vooraf af te skakel, anders gaan die ander deelnemers jou oor se anatomie en die stand van jou gehoorkanaal van naderby leer ken.
7.3.1 Maak die “chat box” gedurende die Zoom-byeenkoms oop
Terwyl die vergadering of byeenkoms aan die gang is, kan gebruikers op die “chat-ikoon” klik om die “chat box” oop te maak. Hier kan deelnemers tegniese uitdagings of vrae aanmeld, opmerkings maak of selfs vrae stel.
Die gasheer kan ook die “chat box” gebruik om te kommunikeer en die byeenkoms te bestuur.
8. DINK AAN DIE OPSTELLING WAAR JY SIT
Dit help baie wanneer jou gesig gelykmatig verlig is met goeie, sagte lig.
Moet nooit reg voor 'n helder venster sit met die kamera wat op jou en die venster agter jou gerig is nie. Dit is een van die mees algemene foute. Ander deelnemers sal net jou silhoeët sien.
Kyk liewer na 'n venster waardeur gedempte lig op jou gesig val (bv. aan die suidekant van 'n gebou), met die “webcam” tussen jou en die venster, gerig op jou gelykmatig verligte gesig.
Plaas jou “webcam” of selfoon op ooghoogte. Kyk reguit in die “webcam.” As die kamera te laag is, sal ander meestal jou ken sien of in jou neus oploer. Indien moontlik moet die agtergrond neutraal wees, bv. ‘n boekrak of mooi muur.
9. WEES GEDULDIG EN HOU BYDRAES KORT
Afhangende van die kwaliteit en spoed van jou en ander se internetverbinding mag daar 'n vertraging op die beeld en klank oordrag wees. Wanneer jy gepraat het, of dalk 'n vraag gevra het, bly net vir 'n oomblik stil sodat die kommunikasie ander kan bereik. Gee die ander, veral die fasiliteerder of voorsitter van die gesprek, kans om te reageer.
Die tydsberekening van die interaksie en die dissipline om jou mikrofoon te “mute” is die twee mees belangrike aspekte wat nodig is om 'n goeie ritme te vind sodat die Zoom-vergadering vlot verloop.
10. WAT GEBEUR WANNEER EK MY KONTAK MET DIE ZOOM-GESPREK VERLOOR?
Dit mag gebeur dat jou internetverbinding sukkel of vries, of dat jy jou kontak na die Zoom-vergadering verloor en dat Zoom jou dan as't ware uit die vergadering gooi.
Wanneer dit gebeur, sal Zoom dadelik en outomaties weer probeer om jou by die vergadering in te skakel.
Indien niks gebeur nie, kan jy weer by die vergadering aansluit deur op die skakel na die vergadering te klik, of op enige van die ander wyses waarop mens by 'n Zoom-vergadering aansluit.
11. VERSTAAN DIE ROL VAN DIE VOORSITTER EN DIE GASHEER / GASVROU / FASILITEERDER ("HOST")
Hierdie paragraaf is op meer formele Zoom-vergaderings van toepassing.
Die voorsitter is in beheer van die interaksie tussen lede tydens die vergadering. Hy/sy bestuur die vergadering. Hierdie proses is ietwat stadiger in 'n aanlynvergadering. Nie almal word gehoor wanneer twee of meer deelnemers gelyk praat nie. Daarom gee ons die voorsitter bietjie meer tyd om vas te stel wie wil praat en om die vergadering te stuur.
Die gasheer / gasvrou ("host") reguleer die tegniese vloei van die vergadering en poog om in die agtergrond te bly. Hy/sy kan die voorsitter help deur die vrae in die “chat box” aan die voorsitter oordra, aandui wie ‘n spreekbeurt vra, ens.
• Die gasheer/vrou kan sien wie se mikrofone nie op “mute” is nie, en mag daardie deelnemers “mute” om die vloei van die vergadering te dien. Die gasheer/vrou kan ook sien wie se mikrofoon ongewensde klank genereer wanneer iemand anders praat, en sal dan beslis daardie mikrofoon “mute”. Die persoon kan ook sien wanneer jy sukkel om jouself te “unmute” en sal jou dan “unmute”. Dit kan 'n millisekonde neem vir die gasheer/vrou se “unmute” om by jou te registreer.
• Wanneer 'n deelnemer se bandwydte laag is, mag die gasheer/vrou hul video afskakel, sodat hulle duidelik gehoor kan word. Daarna kan die deelnemer weer gevra word om sy/haar video te aktiveer.
• Die gasheer/vrou mag af en toe intree om 'n tegniese aspek te verduidelik of om iemand te vra om iets te doen sodat die vergadering glad kan verloop.
12. HANDIGE HULP
Op Zoom se webblad is baie handige agtergrond en hulp vir die gebruik van die program. Besoek gerus die Zoom hulpsentrum
en veral ook
Enige kommentaar, wysigings en verdere voorstelle kan gestuur word na kommentaar@abond.co.za
***Erkenning vir die gebruik, handleiding en beste praktyke aan en met spesiale dank aan die outeur Ds. Danie Mouton van NG Kerk in Oos-Kaapland www.ngkok.co.za
(Die teks is effens aangepas deur Phillip Nel van Pretoria)
